การพัฒนาสภาพแวดล้อมให้เอื้อต่อการอยู่และตายดีตามแนวคิดชุมชนกรุณา ไม่สามารถทำโดยลำพัง ทักษะการสร้างความร่วมมือกับผู้นำจากพันธมิตรจึงเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อระดมคน กำลัง และทรัพยากรที่มีอยู่แล้วในชุมชน มาเสริมสร้างสิ่งแวดล้อมทางสังคมที่เอื้อต่อการตายดีมากขึ้น
บทความนี้นำเสนอเทคนิคการสนทนาเพื่อเสนอความร่วมมือกับคนที่เราอยากร่วมงานด้วย เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่หวังผลการเปลี่ยนแปลงได้ ด้วยการพูดที่สั้น กระชับ เรียบง่าย (Keep It Short and Simple หรือ K.I.S.S.) แต่ได้ผล สรุปเนื้อหาจากงานอบรมหลักสูตรการออกแบบกระบวนการเรียนรู้สำหรับกระบวนกรชุมชนกรุณา ที่บ้านไม้หอม พระราม 2 วันที่ 19 – 21 มิถุนายน 2565 สอนโดย ครูอ้อ หทัยรัตน์ สุดา
ทำไมต้อง K.I.S.S.
ปัญหาหนึ่งของการเจรจาสร้างความร่วมมือที่พบบ่อยๆ ของผู้สร้างการเปลี่ยนแปลง คือ ผู้นำการเปลี่ยนแปลงมักสื่อสารเนื้อหาการทำงานที่มากและนานเกินไปในการเสนองาน ไม่น่าสนใจ จนผู้ที่เราอยากจะขอความร่วมมือจับใจความสำคัญไม่ได้ เป็นนามธรรม สิ่งที่เสนออาจจะยากเกินไปในการร่วมงานด้วย ทำให้พลาดโอกาสที่จะสร้างความร่วมมือ สร้างความรู้จักคุ้นเคย พัฒนาความไว้เนื้อเชื่อใจจนเกิดเป็นความร่วมมือระยะยาว
การพัฒนาบทเจรจาสร้างความร่วมมือ
การขัดเกลาเนื้อหาการเจรจาและประเด็นขอความร่วมมือให้สั้น กระชับ จำได้ เป็นไปได้ และง่ายที่จะร่วมมือด้วย จึงเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อเปิดประตูโอกาสในการร่วมมือ ครูอ้อ ให้แนวคำถาม 6 ข้อ ให้ผู้ต้องการเสนอความร่วมมือได้คิด และเรียบเรียงก่อน แล้วจึงขัดเกลาถ้อยคำให้สั้น กระชับ เรียบง่าย เพื่อเป็นบทเจรจาสำหรับการสร้างความร่วมมือ แนวคำถาม 6 ข้อ มีดังนี้
| 1. เราคือใคร | บอกเล่าเรื่องราวของตัวเราที่เชื่อมโยงกับงาน เช่น ตำแหน่ง ความรับผิดชอบ พื้นเพ ประวัติชีวิตที่เกี่ยวข้องกับงาน |
| 2. เราทำอะไร | บอกเล่าสิ่งงานของเรา สิ่งที่เราอยากเห็น และกำลังทำอยู่ขณะนี้ |
| 3. ทำไมเราจึงทำ | บอกเล่าความสำคัญของปัญหา ขนาดและความรุนแรงของปัญหาหากไม่มีการดำเนินการแก้ไข บอกเล่าผลกระทบทางบวกหากงานของเราสำเร็จ วิเคราะห์ว่าข้อมูลที่คู่สนทนาน่าจะสนใจฟังมีลักษณะใด เช่น หลักฐานเชิงประจักษ์ สถิติ หรือเรื่องเล่าที่เป็นรูปธรรมและเห็นภาพ |
| 4. ตอนนี้เราทำถึงไหนแล้ว | เช่น เราทำมานานเท่าใดแล้ว งานที่เราทำอยู่ในระยะใดของโครงการ (ระยะเริ่มต้น/ ช่วงกลาง/ ช่วงท้าย/ ช่วงต่อยอดขยายผล) เรากำลังเผชิญอะไร |
| 5. ภารกิจ/ จุดยืนของหน่วยงานของคนที่เราอยากร่วมมือด้วย คืออะไร | ทบทวนความสนใจของเขา หรือภารกิจของหน่วยงานที่เราจะไปขอความร่วมมือ กล่าวถึงสิ่งที่เขาจะได้รับประโยชน์หากร่วมงานกับเรา เช่น งานของเราอยู่ในความสนใจของเขา หรือเป็นสิ่งที่เขากำลังทำอยู่ สิ่งที่เรามีอาจช่วยเสริมการทำงานของเรา สิ่งที่เราทำอยู่ในพันธกิจองค์กร หรือตัวชี้วัดการทำงานของเขา เป็นต้น |
| 6. เราต้องการให้เขาทำอะไร/ สนับสนุนอะไร | บอกสิ่งที่เราต้องการการสนับสนุนที่เป็นรูปธรรม เช่น ขอนัดหมายเพื่อพูดคุยเพิ่มเติม ขอคำปรึกษา ขอให้เป็นที่ปรึกษา ขอสนับสนุนงบประมาณ/ สถานที่/ กำลังคน ขอให้เป็นองค์กรจัดงานร่วม ฯลฯ |
ปิดท้ายด้วยการกล่าวขอบคุณ สรุปความร่วมมือ พร้อมทั้งให้สิ่งย้ำเตือนความจำ เช่น นามบัตร โบชัวร์โครงการ ร่างโครงการ จดหมายแนะนำตัว หรืออาจแลกเบอร์ติดต่อและนัดหมายเพื่ออธิบายและพูดคุยเพิ่มเติม
วิธีฝึกเจรจาแบบ K.I.S.S.
การเจรจาความร่วมมือเป็นทักษะที่สามารถฝึกฝนพัฒนาได้ ผู้สนใจฝึกลองตอบคำถามทั้งหกข้อ เลือกสาระสำคัญมาเรียบเรียงให้เป็นจดหมายหรือบทเจรจาสร้างความร่วมมือ ลองฝึกเจรจาเสนอความร่วมมือกับเพื่อนร่วมงานหรือคนที่เราไว้ใจแล้วขอความเห็น ก่อนที่จะนัดหมายเพื่อพบกับคนที่เราอยากร่วมมือด้วย
ตัวอย่างการเตรียมบทเจรจาสร้างความร่วมมือระหว่าง Peaceful Death และโรงเรียนผู้สูงอายุแห่งหนึ่ง สวัสดีครับ ผมเอกภพ มาจากกลุ่ม Peaceful Death เราเป็นองค์กรส่งเสริมความรู้ความเข้าใจเรื่องการดูแลสุขภาพช่วงท้ายและการดูแลแบบประคับประคอง องค์กรของเรามีประสบการณ์ทำงานกว่า 20 ปี เพื่อขยายความเข้าใจการดูแลแบบประคับประคองในผู้สูงอายุมากขึ้น เราจึงพัฒนาหลักสูตรการอบรมให้ความรู้เรื่องการดูแลสุขภาพช่วงท้ายแก่ผู้สูงอายุผ่านการเขียนสมุดเบาใจ ซึ่งเป็นรูปแบบหนึ่งของการวางแผนดูแลล่วงหน้าที่โรงพยาบาลรัฐทุกแห่งให้การยอมรับ เราพบว่า ผู้สูงอายุที่เข้าใจการดูแลแบบประคับประคอง ได้เขียนสมุดเบาใจและสื่อสารให้ครอบครัวและบุคลากรสุขภาพได้รับทราบ เมื่อป่วยหนัก พวกเขาจะมีโอกาสเข้าถึงการดูแลแบบประคับประคองจากระบบบริการสุขภาพ มีคุณภาพชีวิตช่วงท้ายที่ดี เพราะครอบครัวมีความเข้าใจ เคารพศักดิ์ศรีและการตัดสินใจของท่าน ด้วยภารกิจของโรงเรียนผู้สูงอายุที่สอนเรื่องการพัฒนาคุณภาพชีวิต เราพบว่าโรงเรียนผู้สูงอายุหลายแห่งยังไม่มีการสอนเนื้อหาการดูแลชีวิตช่วงท้าย ซึ่งเป็นสิ่งที่น่าจะเพิ่มเติมในหลักสูตรโรงเรียนผู้สูงอายุครับ หากท่านสนใจ ผมมีรายละเอียดหลักสูตรการสอนในโรงเรียนความยาว 1-3 ชั่วโมง พร้อมทั้งวิทยากรที่สามารถสาธิตการสอนในชั้นเรียน ท่านคิดอย่างไรครับ ถ้าผมจะส่งหลักสูตรให้ท่านพิจารณา และนัดหารือเรื่องการเพิ่มชั่วโมงสอนกับท่าน ที่สำนักงานของท่านในวันพรุ่งนี้ช่วงสายๆ สิ่งที่ต้องเตรียม: สมุดเบาใจ หลักสูตรการอบรมผู้สูงอายุเรื่องการดูแลแบบประคับประคอง โบชัวร์องค์กร นามบัตร
องค์ประกอบที่ช่วยเพิ่มความสำเร็จในการร่วมมือ
จากประสบการณ์สร้างความร่วมมือของกลุ่ม Peaceful Death ปัจจัยเหล่านี้ช่วยเพิ่มโอกาสการสร้างความร่วมมือ
- ชื่อเสียงทางบวกของกลุ่มหรือองค์กร ที่มาจากผลลัพธ์เชิงประจักษ์จากการทำงาน
- ความสัมพันธ์ที่ดี ความสัมพันธ์ไม่เป็นทางการระหว่างคู่เจรจา
- การมีผู้เชื่อมโยงความร่วมมือ (Gate Keeper, Connector) ที่ทั้งสองฝ่ายให้ความเคารพ ไว้วางใจ ช่วยประสานการเจรจา
- การให้ความแน่ใจว่า ความร่วมมือที่เกิดขึ้นนั้น ไม่เป็นภาระที่มากเกินไปของคู่เจรจา
การเจรจาสร้างความร่วมมือเป็นจุดเริ่มต้นของความร่วมมือครั้งแรกๆ สิ่งที่ผู้ขอความร่วมมือต้องตระหนักคือ ผู้ที่เราไปขอความร่วมมือมีสิทธิ์ปฏิเสธอย่างเต็มที่ แต่ความสัมพันธ์ที่ดี ความประทับใจระหว่างเจรจา การรู้จักการงานและทัศนคติที่ดีต่อผู้เจรจาและองค์กร อาจส่งผลให้เกิดความร่วมมือในภายภาคหน้า และเมื่อเกิดความร่วมมือขึ้นแล้ว เป็นไปได้ที่เราทั้งสองคนจะยกระดับและลดระดับการร่วมมือได้เช่นกัน
สิ่งสำคัญคือ เมื่อเกิดความร่วมมือขึ้นแล้ว การทำงานที่ตอบโจทย์ที่ตั้งไว้ การทำงานอย่างเคารพให้เกียรติกัน การคงความสัมพันธ์แนวราบ การรักษาความสัมพันธ์ทั้งในมิติงานและคนทำงาน จะช่วยให้ความร่วมมือแรกเริ่ม พัฒนาเป็นความร่วมมือระยะยาว
ดาวน์โหลด Template ใบงานฝึกเขียนบทเจรจาสร้างความร่วมมือด้วยหลักการ Keep It Short and Simple ได้ที่นี่
- ดาวน์โหลด PDF
- ดาวน์โหลดไฟล์ Word